Sistem Informasi dalam Organisasi

Penggunaan sistem informasi untuk menambah nilai organisasi sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi, budaya, dan perubahan.

               Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mendukung tujuan mereka. Karena sistem informasi biasanya dirancang untuk meningkatkan produktivitas, organisasi harus merancang metode untuk mengukur dampak sistem pada produktivitas. Sebuah organisasi adalah kumpulan orang dan sumber daya lain yang dibentuk untuk mencapai serangkaian tujuan. Tujuan utama dari sebuah organisasi nirlaba adalah untuk memaksimalkan nilai pemegang saham. Organisasi nirlaba termasuk kelompok sosial, kelompok agama, universitas, dan organisasi lain yang tidak memiliki keuntungan sebagai tujuan utama. Organisasi adalah sistem dengan input, mekanisme transformasi, dan output. Proses nilai tambah meningkatkan nilai relatif dari input dikombinasikan dalam perjalanan mereka untuk menjadi output akhir dari organisasi. Rantai nilai adalah serangkaian (rantai) kegiatan yang meliputi :

(1) logistik masuk,

(2) gudang dan penyimpanan,

(3) produksi,

(4) akhir penyimpanan produk,

(5) keluar logistik,

(6) pemasaran dan penjualan , dan

(7) layanan pelanggan.

               Struktur organisasi mengacu pada bagaimana organisasi subunit berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan. Beberapa struktur organisasi dasar meliputi tradisional , proyek , tim , dan virtual. Sebuah struktur organisasi maya mempekerjakan individu, kelompok , atau unit bisnis yang lengkap di daerah geografis . Ini dapat melibatkan orang-orang di negara yang berbeda yang beroperasi di zona waktu yang berbeda dan budaya yang berbeda. Budaya organisasi terdiri dari pemahaman utama dan asumsi untuk bisnis, perusahaan , atau organisasi . Perubahan organisasi berkaitan dengan bagaimana laba dan organisasi nirlaba merencanakan, melaksanakan, dan menangani perubahan. Perubahan dapat disebabkan oleh faktor internal atau eksternal. Tahapan model perubahan yang unfreezing (tahap pencairan), bergerak (moving) , dan refreezing (tahap pembekuan). Menurut konsep pembelajaran organisasi, organisasi beradaptasi dengan kondisi baru atau praktik alter dari waktu ke waktu .

Sistem informasi sangat penting, bisnis perlu memastikan bahwa perbaikan atau sistem yang samasekali baru membantu menurunkan biaya, meningkatkan keuntungan, meningkatkan pelayanan, atau mencapai keunggulan kompetitif.

               Rekayasa ulang proses bisnis melibatkan desain ulang radikal suatu proses bisnis, struktur organisasi, informasisistem, dan nilai-nilai organisasi untuk mencapai terobosan dalam hasil. Perbaikan untuk proses bisnis yang berkelanjutan dapat menambah nilai produk dan jasa. Sejauh mana teknologi digunakan di seluruh organisasi dapat menjadi fungsi difusi teknologi, infus, dan penerimaan. Difusi teknologi adalah ukuran dari seberapa luas teknologi di tempat seluruh organisasi. Teknologi infus adalah sejauh mana teknologi menembus daerah atau departemen. Kepuasan pengguna dengan sistem komputer dan informasi yang menghasilkan, tergantung pada kualitas sistem dan informasi yang dihasilkan.    Model penerimaan teknologi (TAM) menyelidiki faktor seperti kegunaan yang dirasakan dari teknologi, kemudahan penggunaan teknologi, kualitas sistem informasi, dan sejauh mana organisasi mendukung penggunaan sistem informasi untuk memprediksi IS penggunaan dan kinerja. Manajemen kualitas total terdiri dari kumpulan pendekatan, alat, dan teknik yang menumbuhkan komitmen terhadap kualitas seluruh organisasi. Six Sigma sering digunakan dalam kontrol kualitas. Hal ini didasarkan pada istilah statistik yang berarti produk dan layanan akan memenuhi standar kualitas 99,9997 persen dari waktu.

               Outsourcing melibatkan kontrak dengan layanan profesional luar untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang spesifik. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk fokus lebih dekat pada bisnis inti dan untuk menargetkan sumber daya yang terbatas untuk memenuhi tujuan strategis. Perampingan melibatkan mengurangi jumlah karyawan untuk mengurangi biaya gaji; Namun, hal itu dapat menyebabkan efek samping yang tidak diinginkan. Keunggulan kompetitif biasanya diwujudkan dalam produk atau jasa yang memiliki nilai paling unggul kepada konsumen dan yang tidak tersedia dari kompetisi atau sistem internal yang memberikan manfaat bagi perusahaan tidak dinikmati oleh kompetisi. Sebuah model lima kekuatan meliputi faktor-faktor yang menyebabkan perusahaan untuk mencari keunggulan kompetitif, yaitu persaingan antara pesaing yang ada, ancaman pendatang pasar baru, ancaman produk dan jasa pengganti, daya tawar pembeli, dan daya tawar pemasok. Strategi untuk mengatasi faktor-faktor ini dan untuk mencapai keunggulan kompetitif termasuk biaya kepemimpinan, diferensiasi, strategi niche, mengubah struktur industri, menciptakan produk dan layanan baru, meningkatkan garis yang ada produk dan layanan, dan strategi lainnya. Mengembangkan sistem informasi yang mengukur dan produktivitas kontrol adalah elemen kunci bagi kebanyakan organisasi. Sebuah ukuran yang berguna dari nilai proyek IS adalah laba atas investasi (ROI). Langkah ini menyelidiki keuntungan tambahan atau manfaat yang dihasilkan sebagai persentase dari investasi dalam teknologi IS. Total biaya kepemilikan (TCO) juga bisa menjadi ukuran yang berguna.

Kerjasama antara manajer bisnis dan personil IS adalah kunci untuk membuka potensi dari setiap sistem baru atau diubah.

               Personil sistem informasi biasanya bekerja di departemen IS yang mempekerjakan petugas chief informasi, kepala kantor teknologi, sistem analis, programmer komputer, operator komputer, dan personel lainnya. Petugas informasi kepala (CIO) mempekerjakan peralatan dan personil IS departemen untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Kepala kantor teknologi (CTO) biasanya bekerja di bawah CIO dan mengkhususkan diri dalam perangkat keras dan peralatan terkait dan teknologi. Analis sistem membantu pengguna menentukan output yang mereka butuhkan dari sistem dan membangun rencana yang diperlukan untuk mengembangkan program-program yang diperlukan yang menghasilkan output ini. Analis sistem kemudian bekerja dengan satu atau lebih programmer untuk memastikan bahwa program yang sesuai dibeli, dimodifikasi dari program yang ada, atau dikembangkan. Tanggung jawab utama dari seorang programmer komputer adalah dengan menggunakan rencana yang dikembangkan oleh analis sistem untuk membangun atau beradaptasi dengan program satu atau lebih komputer yang menghasilkan output yang diinginkan.

               Operator komputer yang bertanggung jawab untuk memulai, menghentikan, dan benar operasi sistem mainframe, jaringan, tape drive, perangkat disk, printer, dan sebagainya. Administrator LAN mengatur dan mengelola proses perangkat keras jaringan, perangkat lunak, dan keamanan. Personil terlatih juga diperlukan untuk mengatur dan mengelola situs internet perusahaan, termasuk strategi Internet, sistem pengembang Internet, programer Internet, dan operator situs Web. Personil sistem informasi juga dapat mendukung departemen fungsional lain atau daerah. Selain kemampuan teknis, personil IS memerlukan keterampilan dalam menulis dan verbal, pemahaman tentang organisasi dan cara mereka beroperasi, dan kemampuan untuk bekerja dengan orang-orang (pengguna). Secara umum, personil IS dibebankan dengan menjaga perspektif perusahaan. Selain bekerja untuk departemen IS dalam suatu organisasi,  personil IS dapat bekerja untuk sebuah perusahaan konsultan besar, seperti Accenture, IBM, EDS, dan lain-lain. Mengembangkan atau menjual produk untuk vendor perangkat keras atau perangkat lunak adalah kesempatan karir IS lain.